Müşteri Onay Bağlantısı

Bir dosyayı müşterinize onaya göndermek için e-posta ekiyle uğraşmazsınız: tek bir bağlantı üretir, bağlantıyı kendiniz iletirsiniz. Müşteriniz hesap açmadan dosyaya bakar ve Onayla ya da Değişiklik iste der.

Kimler gönderebilir?

Giriş yapmış üyeler. Giriş yapmadıysanız düğmenin yerinde "Müşteriye onaya göndermek için giriş yapın" yazar.

Gönderme adımları

Dosya en çok 25 MB olabilir ve gerçekten bir PDF olmalıdır. Yükleme yarıda kalırsa bağlantı çalışmaz; ekran bunu söyler ve Yüklemeyi tekrar dene önerir.

Müşteriniz ne görür?

• Sizin notunuzu, dosya adını ve boyutunu, bağlantının hangi tarihe kadar geçerli olduğunu.
• Sayfaların küçük resimlerini, büyük görünümü ve PDF'i indir düğmesini.
• Ön kontrol notları: yalnızca hata, uyarı ve bilgi sayıları. Bunlar dosyanın baskıya uygun olduğu anlamına gelmez.
• Kararınız bölümü: adı (isteğe bağlı, en çok 120 karakter, doğrulanmaz), e-posta adresi (isteğe bağlı, en çok 254 karakter, doğrulanmaz; yanlış yazılırsa gönderilmez), yorumu (en çok 2000 karakter), Sayfa notları (isteğe bağlı), Onayla ve Değişiklik iste. Değişiklik isterken yorum yazması ya da en az bir sayfa notu eklemesi gerekir; ikisinden biri yeter.

Karar tek seferliktir ve geri alınamaz. Müşteri "Değişiklik isteğiniz kaydedildi." mesajını, yazdığı yorumu ve notlarını görür. "Değişiklik istendi" nihaidir; düzeltilmiş dosyayı aynı bağlantıya yükleyemezsiniz, yeni sürüm olarak gönderirsiniz (aşağıya bakın).

Sayfa notları

Müşteri Değişiklik iste derken belirli sayfalar için not yazabilir. Not iki yolla eklenir: Sayfaya iğne koy ile sayfada notun yerine dokunur (sayfa numarası kendiliğinden yazılır) ya da iğne koymadan Not ekle ile sayfa numarasını ve notu kendisi yazar. İğneli notlar sayfada numaralı işaretle görünür; klavyede satırdaki İğnele düğmesi notu sayfanın ortasına iğneler, ok tuşları iğneyi kaydırır.

• En çok 20 not eklenebilir; dolunca "En fazla 20 sayfa notu ekleyebilirsiniz." der.
• Her not en çok 300 karakterdir ve tek satıra çevrilir. İğnesiz notlardan aynı sayfaya birden çok tane yazılırsa aralarına " · " konur ve toplam yine 300 karakterle sınırlanır; iğneli notlar birleşmez, ayrı kalır.
• Sayfa numarası 1 ile 10000 arasında bir tam sayı olmalıdır. Elle yazılan numara dosyanın gerçek sayfa sayısıyla karşılaştırılmaz; sunucu PDF'i okumaz. Metni olan bir satırda numara geçersizse müşteri gönderemez. İğneli notta numara görüntülenen sayfadandır; numarayı değiştirirse iğne kalkar.
• Notlar yalnızca Değişiklik iste ile gider. Onayla derken not metni varsa müşteriden notları silmesi ya da Değişiklik iste'yi seçmesi istenir.
• Notlar yalnızca düz metindir. Notla dosya eklenemez, sayfada alan ya da çizim yapılamaz; yalnızca tek bir nokta işaretlenebilir (iğne). Sayfalar müşterinin tarayıcısında çizilir; iğne ve not taslağı karar gönderilene kadar tarayıcıdan çıkmaz. Tüm dosya için bir istek varsa müşteri bunu Yorumunuz alanına yazar.

Yavaş bağlantılar ve yüklenemeyen önizlemeler

• Yavaş bağlantı veya veri tasarrufu. Müşterinin tarayıcısı yavaş bağlantı ya da veri tasarrufu bildirirse sayfalar kendiliğinden yüklenmez; böylece karar formu hemen kullanılabilir. Dosya boyutunu gösteren bir Sayfaları göster (boyut) düğmesi çıkar; sayfalar ona basınca yüklenir. Normal bağlantıda sayfalar kendiliğinden yüklenir.
• Önceki ve Sonraki düğmeleri büyük görünümde sayfalar arasında gezdirir.
• Önizleme yüklenemezse. Sayfa önizlemesi yüklenemezse sayfa "Sayfa önizlemesi yüklenemedi. Aşağıdan yine de onaylayabilir ya da değişiklik isteyebilirsiniz." der. PDF yüklenemezse müşteriden bağlantısını kontrol edip tekrar denemesini ister.
• Çok fazla deneme. Sayfa kısa sürede çok sık açılır ya da karar çok sık gönderilirse müşteri "Çok fazla deneme yapıldı. Biraz bekleyip tekrar deneyin." mesajını ve, sayfa açılırken, bir Tekrar dene düğmesini görür. Biraz beklemek yeter.

Değişiklik istenince ne olur?

Müşteri Değişiklik iste dediğinde yalnızca isteği oluşturan üye haber alır; kuruluşun diğer üyelerine ve müşteriye bildirim gitmez.

• Uygulama içi bildirim: "Müşteriniz değişiklik istedi" ve "Talep: {başlık} · {n} sayfa notu".
• E-posta: konusu "Müşteriniz onay talebinize yanıt verdi". Yorum kısaltılarak ve ilk 10 sayfa notu ile birlikte gelir; fazlası "+N sayfa notu daha" diye sayılır. E-postadaki düğme PDF araçları sayfasını açar.
• Müşteri onayı durumu paneli (iş akışı çıktısının altında): "Değişiklik istendi" rozeti, "Müşterinin yorumu", "Müşterinin sayfa notları" ve ne yapacağınızı söyleyen bir ipucu. Müşteri e-posta yazdıysa "E-posta (girildiği gibi, doğrulanmadı)" satırı da çıkar. İğneli notun yanındaki Sayfada göster düğmesi, o sayfanın küçük önizlemesini ve iğneleri numaralı işaretle açar. Önizleme yalnızca iş akışını çalıştıran tarayıcıda, o çalıştırmanın dosyası hâlâ oradayken çıkar; dosya bu tarayıcıdan hiçbir yere gönderilmez ve kaydedilmez.
• Onay bağlantıları sayfası (kenar çubuğunda, kuruluş için): aynı karar, sayfa notlarının ilk 5'i ve "+N daha". Süzgeçte "Değişiklik istendi" Karar verilen altında durur. Kuruluş sahibi ve yöneticileri kuruluşun bütün bağlantılarını görür; diğer üyeler yalnızca kendi gönderdiklerini görür.

Düzeltilmiş dosyayı yeni sürüm olarak gönderme

Değişiklik istenen istek kapanmıştır; aynı bağlantıya yeni dosya yüklenmez. Dosyayı düzeltin, iş akışını yeniden çalıştırın ve gönderirken Önceki sürümün devamı listesinden eski isteği seçin (Yok ya da "{başlık} · Sürüm {n} · {tarih}"). Aynı dosya adına sahip en yeni istek önerilir.

• Yeni sürümün yeni bir bağlantısı ve yeni bir erişim anahtarı vardır; bağlantıyı yine siz iletirsiniz.
• Müşteri yeni sayfada "Sürüm {n}" ve "Önceki sürümde istediğiniz değişiklikler" bölümünü görür: önceki yorumu ve sayfa notları (adı olmadan, yalnızca son karar). Önceki iğneli notlar yeni sayfada kesikli çerçeveli numaralar olarak çizilir.
• Karar bekleyen yeni sürümde müşteri Önceki sürümle karşılaştır düğmesini görür. Önceki dosya yalnızca bu düğmeye basınca indirilir ve kaydedilmez; iki sürüm müşterinin tarayıcısında çizilir.
• Eski istek "Yeni sürüm gönderildi" diye işaretlenir. Bir istekten bir devam sürümü açılır; o sürüm iptal edilirse ya da dosyası yüklenmezse eski istekten yeniden devam edebilirsiniz. Bir zincir en çok 20 sürüm olabilir.
• Yalnızca "Değişiklik istendi" ile kapanmış istekten devam edilir.
• Kuruluşun Onay bağlantıları sayfası sürüm zincirini ve önceki kararı göstermez, yalnızca "Sürüm {n}" rozetini ve son kararı gösterir. Sürüm geçmişi için iş akışı çıktısının altındaki panele bakın.

Durumu izleme ve iptal

Üye olarak Müşteri onayı durumu panelinde geçmişi görürsünüz: istek oluşturuldu, bağlantı etkinleştirildi, müşteri bağlantıyı açtı (yalnızca ilk açılış yazılır), müşteri onayladı veya değişiklik istedi, bağlantı iptal edildi. Bağlantıyı iptal et bağlantıyı kapatır; müşteri dosyayı artık açamaz. Karar verilmiş bir istek de süresi geçmediyse iptal edilebilir; karar kayıtta kalır. Kuruluşun yöneticisi de bağlantıyı iptal edebilir.

Birden çok onaylayana gönderme

Aynı dosyayı en fazla 3 kişiye onaya gönderebilirsiniz. Gönderme formunda Birden çok onaylayan'ı açın ve Onaylayan ekle ile her kişi için bir ad ya da görev yazın (ör. Pazarlama). Bu adı ya da görevi yalnızca siz ve o onaylayan görür.

• Herkese kendi bağlantısı. Her onaylayan yalnızca kendi bağlantısını alır; her bağlantıyı yalnızca o kişiye gönderin. Bağlantılar yalnızca oluşturuldukları anda gösterilir. Birini kaybederseniz durum bölümünden o onaylayan için Yeni bağlantı oluştur'u kullanın.
• Hepsi onaylayınca onaylanır. Durum "2/3 onayladı" biçiminde görünür; hepsi onaylayınca "Hepsi onayladı" olur.
• Biri değişiklik isterse. Durum "Değişiklik istendi" ve isteyenin adını gösterir. Diğer bağlantılar "Durduruldu" olur ve artık karar almaz; onaylayanlar "Başka bir onaylayan değişiklik istedi" notunu görür. Düzeltilmiş dosyayı yeni sürüm olarak gönderin. Önceki bir sürümün devamı olarak gönderirseniz adlar önceki sürümden gelir; göndermeden önce kontrol edin. "Birden çok onaylayan" kapalıysa yeni sürüm yalnızca bir onaylayana gider.
• Tek tek iptal. Bir onaylayanın bağlantısını ayrı iptal edebilirsiniz; o kişinin verdiği karar kayıtta kalır. Bir bağlantı iptal edilir ya da süresi dolarsa durum "Kapandı" olur.

Süre dolunca

Süre dolunca müşterinin sayfası bunu söyler (karar verilmişse yalnızca sonucu gösterir: onaylandı ya da değişiklik istendi). PDF, yorum ve ad müşteriye artık gösterilmez. Üye olarak kaydın tamamını görmeye devam edersiniz.

Müşteri henüz karar vermediyse Yeni bağlantı oluştur ile yeni bir bağlantı alırsınız (süresi dolmuş olsa bile). Eski bağlantı hemen çalışmaz olur. Bu düğmeyi yalnızca isteği oluşturan üye görür. Müşteri karar verdikten sonra yeni bağlantı oluşturulmaz; değişiklik istendiyse yeni sürüm gönderirsiniz.

Süre hatırlatması

Karar bekleyen bir bağlantının süresi 48 saat içinde bitecekse isteği oluşturan üyeye günde bir kez çalışan bir kontrol hatırlatma gönderir: uygulama içi bildirim ve e-posta, "Onay bağlantınızın süresi dolmak üzere". Hatırlatma müşteriye gitmez ve bağlantının kendisini ya da müşterinin yazdığını içermez. Her bitiş tarihi için en çok bir kez gönderilir. Düğme Onay bağlantıları sayfasını açar ve ilgili satırı "Hatırlatmadaki bağlantı" diye vurgular; oradan Yeni bağlantı oluştur diyebilirsiniz. Karar verilmiş, iptal edilmiş ya da süresi zaten dolmuş istek için hatırlatma gitmez. Hatırlatmanın günün hangi saatinde geleceği söz verilmez.

Onay kaydı

Onaylanmış bir istek için Onay kaydını indir düğmesi çıkar: müşteri sayfasında (bağlantı açıkken), durum panelinde ve Onay bağlantıları sayfasında. Kayıt düz metin (.txt) bir dosyadır; PDF değildir. Dosya adını, SHA-256 özetini, sürümü, kararı, karar zamanını ve onaylayanın adı ile e-postasını (girildiği gibi, doğrulanmadı) içerir. Yorum, sayfa notları ve sayfa içeriği yoktur. Yasal bir imza değildir. Bağlantı kapandıktan sonra müşteri sayfasından indirilemez.

Birden çok onaylayana gönderilen işte onaylayanın kendi sayfasındaki kayıt yalnızca onun kararını kapsar. Hepsi onayladığında siz, tüm onaylayanları içeren bir toplu kayıt indirebilirsiniz.

Neyi yapmaz?

• Müşteriye e-posta veya bildirim göndermez; bağlantıyı siz iletirsiniz. Karar bildirimi ve süre hatırlatması yalnızca isteği oluşturan üyeye gider.
• Müşterinin adını ve e-posta adresini doğrulamaz.
• Özgün PDF'i değiştirmez; olduğu gibi saklar.
• Ön kontrol notlarıyla "hazır" demez.
• Hesabınızı sildiğinizde istekleriniz ve dosyalarınız silinir.