Ссылка для согласования с заказчиком

Чтобы отправить файл заказчику на согласование, вкладывать его в письмо не нужно: вы создаёте одну ссылку и передаёте её сами. Заказчик смотрит файл без регистрации и нажимает либо Согласовать, либо Попросить изменения.

Кто может отправить?

Авторизованные участники. Если вы не вошли в систему, кнопка заменяется надписью «Войдите, чтобы отправить этот файл заказчику на согласование».

Шаги отправки

Размер файла — не более 25 МБ, и это должен быть настоящий PDF. Если загрузка прервалась на середине, ссылка пока не работает; экран сообщает об этом и предлагает Повторить загрузку.

Что видит заказчик?

• Вашу заметку, имя и размер файла, а также дату, до которой действует ссылка.
• Миниатюры страниц, крупный вид страницы и кнопку Скачать PDF.
• Заметки предпечатной проверки: только число ошибок, предупреждений и справочных сообщений. Они не означают, что файл пригоден к печати.
• Раздел Ваше решение: имя (необязательно, не более 120 символов, не проверяется), адрес электронной почты (необязательно, не более 254 символов, не проверяется; если он написан с ошибкой, он не отправляется), комментарий (не более 2000 символов), Заметки к страницам (необязательно), Согласовать и Попросить изменения. Чтобы попросить изменения, заказчик должен написать комментарий или добавить хотя бы одну заметку к странице; достаточно одного из двух.

Решение принимается один раз и отменить его нельзя. Заказчик видит сообщение «Ваш запрос на изменения сохранён.», свой комментарий и свои заметки. Статус «Запрошены изменения» окончательный; исправленный файл нельзя загрузить по той же ссылке, его отправляют новой версией (см. ниже).

Заметки к страницам

Когда заказчик просит изменения, он может написать заметки к отдельным страницам. Заметка добавляется двумя способами: через Прикрепить к странице заказчик касается места заметки на странице (номер страницы заполняется сам), а без булавки он нажимает Добавить заметку и сам пишет номер страницы и заметку. Прикреплённые заметки показываются на странице с нумерованной меткой; с клавиатуры кнопка Прикрепить в строке ставит булавку заметки в центр страницы, а клавиши со стрелками сдвигают булавку.

• Можно добавить не более 20 заметок; когда лимит достигнут, страница пишет «Можно добавить не более 20 заметок к страницам.»
• Каждая заметка — не более 300 символов и превращается в одну строку. Если к одной странице написано несколько заметок без булавки, между ними ставится « · », а общая длина по-прежнему ограничена 300 символами; заметки с булавкой не объединяются, а остаются отдельными.
• Номер страницы должен быть целым числом от 1 до 10000. Введённый вручную номер не сверяется с реальным числом страниц файла: сервер PDF не читает. Если в строке с текстом номер неверен, заказчик не сможет отправить решение. У заметки с булавкой номер берётся с показанной страницы; если заказчик изменит номер, булавка снимается.
• Заметки отправляются только с кнопкой Попросить изменения. Если при нажатии Согласовать есть текст заметок, заказчика просят удалить заметки или выбрать Попросить изменения.
• Заметки — только простой текст. К заметке нельзя приложить файл, а на странице нельзя выделить область или нарисовать что-либо; можно отметить только одну точку (булавку). Страницы рисуются в браузере заказчика; булавка и черновик заметки не покидают браузер, пока не будет отправлено решение. Если есть просьба ко всему файлу, заказчик пишет её в поле Ваш комментарий.

Медленное соединение и не загрузившийся предпросмотр

• Медленное соединение или экономия трафика. Если браузер заказчика сообщает о медленном соединении или экономии трафика, страницы не загружаются автоматически, поэтому форма решения доступна сразу. Появляется кнопка Показать страницы (размер) с размером файла; страницы загружаются после её нажатия. При обычном соединении они загружаются сами.
• Кнопки Предыдущая и Следующая переключают страницы в крупном виде.
• Предпросмотр не загрузился. Если предпросмотр страниц загрузить не удалось, на странице написано «Не удалось загрузить предпросмотр страниц. Вы всё равно можете согласовать или запросить изменения ниже.» Если не удалось загрузить PDF, страница просит заказчика проверить соединение и повторить попытку.
• Слишком много попыток. Если страницу открывают или решение отправляют слишком часто за короткое время, заказчик видит «Слишком много попыток. Подождите немного и повторите.» и, при открытии, кнопку Повторить. Достаточно немного подождать.

Что происходит, когда просят изменения

Когда заказчик нажимает Попросить изменения, уведомление получает только участник, создавший запрос; остальные участники организации и заказчик уведомление не получают.

• Уведомление в приложении: «Клиент просит внести изменения» и «Запрос: {название} · Заметки к страницам: {n}».
• Письмо: тема «Клиент ответил на ваш запрос на согласование». Комментарий приходит в сокращённом виде вместе с первыми 10 заметками к страницам; остальные считаются как «Ещё: N». Кнопка в письме открывает страницу PDF-инструментов.
• Панель «Состояние согласования с заказчиком» (под результатом рабочего процесса): значок «Запрошены изменения», «Комментарий заказчика», «Заметки заказчика к страницам» и подсказка, что делать дальше. Если заказчик указал адрес электронной почты, появляется также строка «Электронная почта (как введена, не проверена)». Кнопка Показать на странице рядом с заметкой с булавкой открывает маленький предпросмотр этой страницы с булавками в виде нумерованных меток. Предпросмотр появляется только в браузере, где запускали рабочий процесс, пока файл этого запуска ещё там; из этого браузера файл никуда не отправляется и не сохраняется.
• Страница «Ссылки на согласование» (в боковой панели, для организации): то же решение, первые 5 заметок к страницам и «ещё N». Запрос с запрошенными изменениями входит в фильтр С решением. Владелец и администраторы организации видят все ссылки организации; остальные участники видят только отправленные ими.

Отправка исправленного файла новой версией

Запрос, по которому просили изменения, закрыт; новый файл по той же ссылке не загружается. Исправьте файл, снова запустите рабочий процесс и при отправке выберите прежний запрос в списке Продолжение предыдущей версии (Нет или «{название} · Версия {n} · {дата}»). Предлагается самый новый запрос с тем же именем файла.

• У новой версии новая ссылка и новый ключ доступа; ссылку вы снова передаёте сами.
• Заказчик на новой странице видит «Версия {n}» и раздел «Изменения, которые вы просили в предыдущей версии»: прежний комментарий и заметки к страницам (без имени, только последнее решение). Прежние заметки с булавкой рисуются на новой странице как номера в пунктирной рамке.
• В новой версии, ожидающей решения, заказчик видит кнопку Сравнить с предыдущей версией. Предыдущий файл загружается только после нажатия этой кнопки и не сохраняется; обе версии рисуются в браузере заказчика.
• Прежний запрос помечается как «Отправлена новая версия». Из одного запроса открывается одна версия-продолжение; если эту версию отменить или её файл не загрузится, можно снова продолжить с прежнего запроса. В цепочке может быть не более 20 версий.
• Продолжить можно только запрос, закрытый статусом «Запрошены изменения».
• Страница организации «Ссылки на согласование» не показывает цепочку версий и прежнее решение, а только значок «Версия {n}» и последнее решение. История версий — на панели под результатом рабочего процесса.

Как следить за состоянием и отменять ссылку

Как участник вы видите историю на панели Состояние согласования с заказчиком: запрос создан, ссылка активирована, заказчик открыл ссылку (записывается только первое открытие), заказчик согласовал или попросил изменения, ссылка отменена. Кнопка Отменить ссылку закрывает ссылку, и заказчик больше не сможет открыть файл. Запрос, по которому решение уже принято, тоже можно отменить, если срок не истёк; решение остаётся в записи. Ссылку может отменить и администратор организации.

Отправка нескольким согласующим

Один и тот же файл можно отправить на согласование нескольким людям: до 3 согласующих. В форме отправки включите Несколько согласующих и нажмите Добавить согласующего, затем для каждого человека укажите имя или роль (например, Маркетинг). Это имя или роль видите только вы и этот согласующий.

• У каждого своя ссылка. Каждый согласующий получает только свою ссылку; отправляйте каждую ссылку только этому человеку. Ссылки показываются только в момент создания. Если одну из них потеряете, нажмите Создать новую ссылку для этого согласующего в разделе состояния.
• Согласовано, когда согласуют все. Состояние отображается как «Согласовали 2/3»; когда согласуют все, оно меняется на «Согласовали все (3/3)».
• Если кто-то просит изменения. Состояние показывает «Запрошены изменения» и имя того, кто их запросил. Остальные ссылки получают статус «Остановлено» и больше не принимают решения; согласующие видят сообщение «Другой согласующий запросил изменения». Отправьте исправленный файл новой версией. Если вы продолжаете предыдущую версию, имена берутся из неё; проверьте их перед отправкой. Если Несколько согласующих выключено, новая версия уйдёт только одному согласующему.
• Отмена по одному. Ссылку отдельного согласующего можно отменить отдельно; решение этого человека остаётся в записи. Если ссылка отменена или её срок истёк, состояние меняется на «Закрыто».

Когда время истекает

Когда срок действия ссылки истекает, страница заказчика сообщает об этом (а если решение уже было принято, показывает только итог: согласовано или запрошены изменения). PDF, комментарий и имя заказчику больше не показываются. Как участник вы по-прежнему видите запись целиком.

Если заказчик ещё не принял решение, кнопка Создать новую ссылку даёт вам новую ссылку (даже если срок истёк). Старая ссылка сразу перестаёт работать. Эту кнопку видит только участник, создавший запрос. После решения заказчика новая ссылка не создаётся; если просили изменения, вы отправляете новую версию.

Напоминание о сроке

Если срок ссылки, ожидающей решения, истекает в течение 48 часов, проверка, которая запускается раз в сутки, отправляет напоминание участнику, создавшему запрос: уведомление в приложении и письмо «Срок действия вашей ссылки на согласование скоро истекает». Напоминание не уходит заказчику и не содержит ни самой ссылки, ни того, что написал заказчик. Для каждой даты окончания оно отправляется не более одного раза. Кнопка открывает страницу Ссылки на согласование и выделяет нужную строку пометкой «Из вашего напоминания»; оттуда можно нажать Создать новую ссылку. Для запроса с принятым решением, отменённого или с уже истёкшим сроком напоминание не отправляется. В какое время суток придёт напоминание, мы не обещаем.

Запись об одобрении

Для согласованного запроса появляется кнопка Скачать подтверждение согласования: на странице заказчика (пока ссылка открыта), на панели состояния и на странице «Ссылки на согласование». Запись — это файл простого текста (.txt); это не PDF. В ней указаны имя файла, его контрольная сумма SHA-256, версия, решение, время решения, а также имя и электронная почта согласовавшего (как введены, не проверены). Комментария, заметок к страницам и содержимого страниц в ней нет. Это не юридическая подпись. После закрытия ссылки её нельзя скачать со страницы заказчика.

Если работа отправлена нескольким согласующим, запись на странице самого согласующего охватывает только его решение. Когда согласуют все, вы можете скачать общую запись, в которую входят все согласующие.

Чего это не делает

• Эта функция не отправляет заказчику письмо или уведомление; ссылку вы передаёте сами. Уведомление о решении и напоминание о сроке получает только участник, создавший запрос.
• Она не проверяет имя и адрес электронной почты заказчика.
• Она не изменяет исходный PDF; файл хранится как есть.
• Она не говорит «Готово» на основании заметок предпечатной проверки.
• Когда вы удаляете свой аккаунт, ваши запросы и файлы удаляются.