Lien d’approbation client

Pour envoyer un fichier à votre client pour approbation, inutile de passer par des pièces jointes : vous créez un seul lien et vous le transmettez vous-même. Votre client consulte le fichier sans ouvrir de compte, puis clique sur Approuver ou sur Demander des modifications.

Qui peut en envoyer un ?

Les membres connectés. Si vous n’êtes pas connecté, le bouton est remplacé par « Connectez-vous pour envoyer ce fichier à votre client pour approbation ».

Étapes de l’envoi

Le fichier peut peser au plus 25 Mo et doit vraiment être un PDF. Si l’envoi s’interrompt en cours de route, le lien ne fonctionne pas encore ; l’écran vous le dit et propose Réessayer l’envoi.

Que voit votre client ?

• Votre note, le nom et la taille du fichier, ainsi que la date jusqu’à laquelle le lien est valable.
• Des miniatures des pages, une grande vue et un bouton Télécharger le PDF.
• Les Notes du contrôle préflight : uniquement le nombre d’erreurs, d’avertissements et de notes d’information. Elles ne signifient pas que le fichier est adapté à l’impression.
• Une section Votre décision : un nom (facultatif, au plus 120 caractères, non vérifié), une adresse e-mail (facultative, au plus 254 caractères, non vérifiée ; si elle est mal saisie, elle n’est pas envoyée), un commentaire (au plus 2000 caractères), Notes par page (facultatif), Approuver et Demander des modifications. Pour demander des modifications, le client doit écrire un commentaire ou ajouter au moins une note de page ; l’un des deux suffit.

La décision se prend une seule fois et ne peut pas être annulée. Le client voit le message « Votre demande de modifications a été enregistrée. », son commentaire et ses notes. « Modifications demandées » est définitif ; vous ne pouvez pas envoyer le fichier corrigé au même lien, vous l’envoyez comme nouvelle version (voir plus bas).

Notes par page

Quand le client clique sur Demander des modifications, il peut écrire des notes pour certaines pages. Une note s’ajoute de deux façons : avec Épingler sur la page, le client touche l’endroit de la note sur la page (le numéro de page se remplit automatiquement) ; sans épingle, il utilise Ajouter une note et saisit lui-même le numéro de page et la note. Les notes épinglées apparaissent sur la page avec un repère numéroté ; au clavier, le bouton Épingler de la ligne place l’épingle de la note au milieu de la page, et les flèches déplacent l’épingle.

• On peut ajouter au plus 20 notes ; quand la limite est atteinte, la page indique « Vous pouvez ajouter au maximum 20 notes par page. »
• Chaque note compte au plus 300 caractères et est ramenée sur une seule ligne. Si plusieurs notes non épinglées sont écrites pour la même page, elles sont reliées par « · » et le total reste limité à 300 caractères ; les notes épinglées ne sont pas fusionnées, elles restent séparées.
• Le numéro de page doit être un nombre entier de 1 à 10000. Un numéro saisi à la main n’est pas comparé au nombre réel de pages du fichier ; le serveur ne lit pas le PDF. Si le numéro est invalide sur une ligne qui contient du texte, le client ne peut pas envoyer. Pour une note épinglée, le numéro est celui de la page affichée ; si le client change le numéro, l’épingle est retirée.
• Les notes ne sont envoyées qu’avec Demander des modifications. Si le client clique sur Approuver alors qu’il y a du texte de note, la page lui demande de supprimer les notes ou de choisir Demander des modifications.
• Les notes sont du texte simple. On ne peut pas joindre de fichier à une note, ni sélectionner une zone ou dessiner sur la page ; on ne peut marquer qu’un seul point (l’épingle). Les pages sont dessinées dans le navigateur du client ; l’épingle et le brouillon de note ne quittent pas le navigateur tant que la décision n’est pas envoyée. Pour une demande qui concerne tout le fichier, le client l’écrit dans le champ Votre commentaire.

Connexion lente et aperçus en échec

• Connexion lente ou économiseur de données. Si le navigateur du client signale une connexion lente ou un économiseur de données, les pages ne sont pas chargées automatiquement, de sorte que le formulaire de décision est utilisable tout de suite. Un bouton Afficher les pages (taille) avec la taille du fichier apparaît ; les pages se chargent quand on appuie dessus. Sur une connexion normale, elles se chargent d’elles-mêmes.
• Précédente et Suivante font défiler les pages dans la grande vue.
• L’aperçu échoue. Si l’aperçu des pages ne peut pas être chargé, la page indique « L’aperçu des pages n’a pas pu être chargé. Vous pouvez quand même approuver ou demander des modifications ci-dessous. » Si le PDF ne peut pas être chargé, elle demande au client de vérifier sa connexion et de réessayer.
• Trop de tentatives. Si la page est ouverte ou si une décision est envoyée trop souvent en peu de temps, le client voit « Trop de tentatives. Patientez un instant et réessayez. » et, à l’ouverture, un bouton Réessayer. Patienter un instant suffit.

Que se passe-t-il quand des modifications sont demandées ?

Quand le client clique sur Demander des modifications, seul le membre qui a créé la demande est prévenu ; ni les autres membres de l’organisation ni le client ne reçoivent de notification.

• Notification dans l’application : « Votre client demande des modifications » et « Demande : {titre} · Notes de page : {n} ».
• E-mail : l’objet est « Votre client a répondu à votre demande d’approbation ». Le commentaire est raccourci et accompagné des 10 premières notes de page ; le reste est compté comme « +N de plus ». Le bouton de l’e-mail ouvre la page des outils PDF.
• Panneau État de l’approbation du client (sous la sortie du flux de travail) : le badge « Modifications demandées », « Commentaire du client », « Notes par page du client » et une indication qui vous dit quoi faire. Si le client a saisi une adresse e-mail, la ligne « E-mail (tel que saisi, non vérifié) » apparaît aussi. Le bouton Afficher sur la page à côté d’une note épinglée ouvre un petit aperçu de cette page avec les épingles sous forme de repères numérotés. L’aperçu n’apparaît que dans le navigateur qui a exécuté le flux de travail, tant que le fichier de cette exécution s’y trouve encore ; le fichier n’est envoyé nulle part depuis ce navigateur et n’est pas enregistré.
• Page Liens d’approbation (dans la barre latérale, pour l’organisation) : la même décision, les 5 premières notes de page et « +N autres ». Dans le filtre, « Modifications demandées » se trouve sous Décidés. Le propriétaire et les administrateurs de l’organisation voient tous les liens de l’organisation ; les autres membres ne voient que ceux qu’ils ont envoyés.

Envoyer le fichier corrigé comme nouvelle version

Une demande pour laquelle des modifications ont été demandées est fermée ; on n’envoie pas de nouveau fichier au même lien. Corrigez le fichier, relancez le flux de travail et, à l’envoi, choisissez l’ancienne demande dans la liste Suite d’une version précédente (Aucune ou « {titre} · Version {n} · {date} »). La demande la plus récente portant le même nom de fichier est proposée.

• La nouvelle version a un nouveau lien et une nouvelle clé d’accès ; c’est de nouveau vous qui transmettez le lien.
• Sur la nouvelle page, le client voit « Version {n} » et la section « Modifications que vous avez demandées dans la version précédente » : le commentaire et les notes de page précédents (sans son nom, uniquement la dernière décision). Les anciennes notes épinglées sont dessinées sur la nouvelle page sous forme de numéros au contour pointillé.
• Sur une nouvelle version en attente de décision, le client voit le bouton Comparer avec la version précédente. Le fichier précédent n’est téléchargé que lorsqu’on appuie sur ce bouton, et il n’est pas enregistré ; les deux versions sont dessinées dans le navigateur du client.
• L’ancienne demande est marquée « Nouvelle version envoyée ». Une seule version de reprise est ouverte à partir d’une demande ; si cette version est annulée ou si son fichier n’a pas été envoyé, vous pouvez de nouveau reprendre à partir de l’ancienne demande. Une chaîne peut compter au plus 20 versions.
• On ne poursuit qu’une demande fermée par « Modifications demandées ».
• La page Liens d’approbation de l’organisation n’affiche ni la chaîne de versions ni la décision précédente, seulement le badge « Version {n} » et la dernière décision. Pour l’historique des versions, consultez le panneau sous la sortie du flux de travail.

Suivre l’état et annuler

En tant que membre, vous voyez l’historique dans le panneau État de l’approbation du client : demande créée, lien activé, le client a ouvert le lien (seule la première ouverture est enregistrée), le client a approuvé ou demandé des modifications, lien annulé. Annuler le lien ferme le lien et le client ne peut plus ouvrir le fichier. Une demande qui a déjà reçu une décision peut aussi être annulée si le lien n’a pas expiré ; la décision reste enregistrée. L’administrateur de l’organisation peut aussi annuler le lien.

Envoyer à plusieurs approbateurs

Vous pouvez envoyer le même fichier pour approbation à 3 personnes au plus. Dans le formulaire d’envoi, activez Plusieurs approbateurs, puis cliquez sur Ajouter un approbateur et saisissez un nom ou un rôle pour chaque personne (par ex. Marketing). Seuls vous et cet approbateur voyez ce nom ou ce rôle.

• Un lien propre à chacun. Chaque approbateur reçoit uniquement son propre lien ; transmettez chaque lien à la seule personne concernée. Les liens ne sont affichés qu’au moment de leur création. Si vous en perdez un, utilisez Créer un nouveau lien pour cet approbateur dans la section d’état.
• Approuvé quand tous ont approuvé. L’état s’affiche sous la forme « 2/3 ont approuvé » ; quand tous ont approuvé, il devient « Tous ont approuvé ».
• Si l’un demande des modifications. L’état affiche « Modifications demandées » et le nom de la personne concernée. Les autres liens passent à « Arrêté » et n’acceptent plus de décision ; les approbateurs voient la note « Un autre approbateur a demandé des modifications ». Envoyez le fichier corrigé comme nouvelle version. Si vous l’envoyez comme suite d’une version précédente, les noms viennent de cette version ; vérifiez-les avant l’envoi. Si « Plusieurs approbateurs » est désactivé, la nouvelle version n’est envoyée qu’à un seul approbateur.
• Annulation lien par lien. Vous pouvez annuler le lien d’un seul approbateur ; la décision que cette personne a déjà donnée reste enregistrée. Quand un lien est annulé ou a expiré, l’état devient « Fermé ».

Quand le délai est écoulé

Quand le lien a expiré, la page du client l’indique (ou, si une décision avait été prise, n’affiche que le résultat : approuvé ou modifications demandées). Le PDF, le commentaire et le nom ne sont plus affichés au client. En tant que membre, vous continuez à voir l’intégralité de l’historique.

Si le client n’a pas encore décidé, Créer un nouveau lien vous donne un nouveau lien (même si le délai est écoulé). L’ancien lien cesse de fonctionner immédiatement. Seul le membre qui a créé la demande voit ce bouton. Une fois que le client a décidé, aucun nouveau lien n’est créé ; si des modifications ont été demandées, vous envoyez une nouvelle version.

Rappel avant expiration

Si le délai d’un lien en attente de décision se termine dans moins de 48 heures, un contrôle qui s’exécute une fois par jour envoie un rappel au membre qui a créé la demande : une notification dans l’application et un e-mail, « Votre lien d’approbation arrive bientôt à expiration ». Le rappel ne va pas au client et ne contient ni le lien lui-même ni ce que le client a écrit. Il est envoyé au plus une fois pour chaque date d’expiration. Le bouton ouvre la page Liens d’approbation et met la ligne concernée en évidence avec « Depuis votre rappel » ; vous pouvez y cliquer sur Créer un nouveau lien. Aucun rappel n’est envoyé pour une demande déjà décidée, annulée ou déjà expirée. L’heure à laquelle le rappel arrive dans la journée n’est pas garantie.

Justificatif d’approbation

Pour une demande approuvée, le bouton Télécharger le justificatif d’approbation apparaît : sur la page du client (tant que le lien est ouvert), dans le panneau d’état et sur la page Liens d’approbation. Le justificatif est un fichier en texte brut (.txt) ; ce n’est pas un PDF. Il contient le nom du fichier, son empreinte SHA-256, la version, la décision, l’heure de la décision, ainsi que le nom et l’e-mail de l’approbateur (tels que saisis, non vérifiés). Il ne contient ni commentaire, ni notes par page, ni contenu des pages. Ce n’est pas une signature juridique. Une fois le lien fermé, il ne peut plus être téléchargé depuis la page du client.

Pour un travail envoyé à plusieurs approbateurs, le justificatif de la page d’un approbateur ne couvre que sa propre décision. Quand tous ont approuvé, vous pouvez télécharger un justificatif groupé qui contient tous les approbateurs.

Ce que cela ne fait pas

• Cela n’envoie ni e-mail ni notification au client ; vous transmettez le lien vous-même. La notification de décision et le rappel d’expiration ne vont qu’au membre qui a créé la demande.
• Cela ne vérifie ni le nom ni l’adresse e-mail du client.
• Cela ne modifie pas le PDF d’origine ; il est conservé tel quel.
• Cela n’indique pas « prêt » sur la base des notes du contrôle préflight.
• Quand vous supprimez votre compte, vos demandes et vos fichiers sont supprimés.