Link zur Kundenfreigabe

Um Ihrem Kunden eine Datei zur Freigabe zu schicken, brauchen Sie keine E-Mail-Anhänge: Sie erstellen einen Link und geben ihn selbst weiter. Ihr Kunde sieht sich die Datei an, ohne ein Konto zu eröffnen, und klickt entweder auf Freigeben oder auf Änderungen anfordern.

Wer kann einen Link senden?

Angemeldete Mitglieder. Wenn Sie nicht angemeldet sind, steht anstelle der Schaltfläche der Text „Melden Sie sich an, um diese Datei zur Freigabe an Ihren Kunden zu senden“.

Schritte zum Senden

Die Datei darf höchstens 25 MB groß sein und muss tatsächlich eine PDF-Datei sein. Wenn der Upload auf halbem Weg abbricht, funktioniert der Link noch nicht; die Anzeige sagt das und schlägt Upload erneut versuchen vor.

Was sieht Ihr Kunde?

• Ihren Hinweis, den Dateinamen und die Dateigröße sowie das Datum, bis zu dem der Link gültig ist.
• Miniaturen der Seiten, eine große Ansicht und die Schaltfläche PDF herunterladen.
• Preflight-Hinweise: nur die Anzahl der Fehler, Warnungen und Hinweise. Sie bedeuten nicht, dass die Datei druckgeeignet ist.
• Einen Bereich Ihre Entscheidung: ein Name (optional, höchstens 120 Zeichen, wird nicht überprüft), eine E-Mail-Adresse (optional, höchstens 254 Zeichen, wird nicht überprüft; bei falscher Schreibweise wird sie nicht gesendet), ein Kommentar (höchstens 2000 Zeichen), Seitennotizen (optional), Freigeben und Änderungen anfordern. Um Änderungen anzufordern, muss der Kunde einen Kommentar schreiben oder mindestens eine Seitennotiz hinzufügen; eines von beiden genügt.

Die Entscheidung wird einmal getroffen und lässt sich nicht rückgängig machen. Der Kunde sieht die Meldung „Ihre Änderungsanfrage wurde gespeichert.“, seinen Kommentar und seine Notizen. „Änderungen gewünscht“ ist endgültig; Sie können die korrigierte Datei nicht in denselben Link hochladen, sondern senden sie als neue Version (siehe unten).

Seitennotizen

Wenn der Kunde Änderungen anfordern wählt, kann er Notizen zu bestimmten Seiten schreiben. Eine Notiz wird auf zwei Wegen hinzugefügt: Mit An die Seite heften tippt der Kunde auf der Seite auf die Stelle der Notiz (die Seitenzahl wird automatisch eingetragen), oder er schreibt ohne Pin mit Notiz hinzufügen die Seitenzahl und die Notiz selbst. Angeheftete Notizen erscheinen auf der Seite mit einer nummerierten Markierung; auf der Tastatur heftet die Schaltfläche Anheften in der Zeile die Notiz in die Mitte der Seite, und die Pfeiltasten verschieben den Pin.

• Es können höchstens 20 Notizen hinzugefügt werden; wenn die Grenze erreicht ist, steht dort „Sie können höchstens 20 Seitennotizen hinzufügen.“
• Jede Notiz hat höchstens 300 Zeichen und wird in eine einzige Zeile umgewandelt. Werden zu derselben Seite mehrere nicht angeheftete Notizen geschrieben, steht dazwischen „ · “, und die Gesamtlänge ist weiterhin auf 300 Zeichen begrenzt; angeheftete Notizen werden nicht zusammengeführt, sondern bleiben getrennt.
• Die Seitenzahl muss eine ganze Zahl von 1 bis 10000 sein. Eine von Hand eingegebene Zahl wird nicht mit der tatsächlichen Seitenzahl der Datei verglichen; der Server liest die PDF-Datei nicht. Ist bei einer Zeile mit Text die Zahl ungültig, kann der Kunde nicht senden. Bei einer angehefteten Notiz stammt die Zahl von der angezeigten Seite; ändert der Kunde die Zahl, wird der Pin entfernt.
• Notizen werden nur mit Änderungen anfordern gesendet. Wenn beim Freigeben Notiztext vorhanden ist, wird der Kunde gebeten, die Notizen zu löschen oder Änderungen anfordern zu wählen.
• Notizen sind reiner Text. Mit einer Notiz lässt sich keine Datei anhängen, und auf der Seite lässt sich weder ein Bereich auswählen noch etwas zeichnen; markieren lässt sich nur ein einzelner Punkt (der Pin). Die Seiten werden im Browser des Kunden gezeichnet; der Pin und der Notizentwurf verlassen den Browser nicht, bis die Entscheidung gesendet wird. Gibt es eine Anfrage zur ganzen Datei, schreibt der Kunde sie in das Feld Ihr Kommentar.

Langsame Verbindung und fehlgeschlagene Vorschau

• Langsame Verbindung oder Datensparmodus. Meldet der Browser des Kunden eine langsame Verbindung oder den Datensparmodus, werden die Seiten nicht automatisch geladen, sodass das Entscheidungsformular sofort genutzt werden kann. Es erscheint eine Schaltfläche Seiten anzeigen (Größe) mit der Dateigröße; die Seiten werden geladen, wenn sie gedrückt wird. Bei einer normalen Verbindung laden sie sich von selbst.
• Vorherige und Nächste blättern in der großen Ansicht durch die Seiten.
• Vorschau schlägt fehl. Lässt sich die Seitenvorschau nicht laden, steht auf der Seite: „Die Seitenvorschau konnte nicht geladen werden. Sie können unten trotzdem freigeben oder Änderungen anfordern.“ Lässt sich das PDF nicht laden, wird der Kunde gebeten, die Verbindung zu prüfen und es erneut zu versuchen.
• Zu viele Versuche. Wird die Seite in kurzer Zeit zu oft geöffnet oder eine Entscheidung zu oft gesendet, sieht der Kunde „Zu viele Versuche. Warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut.“ und beim Öffnen eine Schaltfläche Erneut versuchen. Einen Moment zu warten genügt.

Was passiert bei einer Änderungsanfrage?

Wenn der Kunde Änderungen anfordern wählt, erfährt nur das Mitglied davon, das die Anfrage erstellt hat; die übrigen Mitglieder der Organisation und der Kunde erhalten keine Benachrichtigung.

• Benachrichtigung in der Anwendung: „Ihr Kunde wünscht Änderungen“ und „Anfrage: {Titel} · Seitennotizen: {n}“.
• E-Mail: Betreff „Ihr Kunde hat auf Ihre Freigabeanfrage geantwortet“. Der Kommentar kommt gekürzt und mit den ersten 10 Seitennotizen; der Rest wird als „+N weitere“ gezählt. Die Schaltfläche in der E-Mail öffnet die Seite der PDF-Tools.
• Bereich Status der Kundenfreigabe (unter der Workflow-Ausgabe): das Kennzeichen „Änderungen gewünscht“, „Kommentar des Kunden“, „Seitennotizen des Kunden“ und ein Hinweis, was Sie tun sollen. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse eingegeben, erscheint außerdem die Zeile „E-Mail (wie eingegeben, nicht überprüft)“. Die Schaltfläche Auf der Seite zeigen neben einer angehefteten Notiz öffnet eine kleine Vorschau dieser Seite mit den Pins als nummerierten Markierungen. Die Vorschau erscheint nur in dem Browser, in dem der Workflow ausgeführt wurde, solange die Datei dieses Laufs noch dort liegt; die Datei wird von diesem Browser nirgendwohin gesendet und nicht gespeichert.
• Seite Freigabelinks (in der Seitenleiste, für die Organisation): dieselbe Entscheidung, die ersten 5 Seitennotizen und „+N weitere“. Im Filter steht „Änderungen gewünscht“ unter Entschieden. Inhaber und Administratoren der Organisation sehen alle Links der Organisation; die übrigen Mitglieder sehen nur die von ihnen selbst gesendeten.

Die korrigierte Datei als neue Version senden

Eine Anfrage mit Änderungswunsch ist abgeschlossen; in denselben Link wird keine neue Datei hochgeladen. Korrigieren Sie die Datei, führen Sie den Workflow erneut aus und wählen Sie beim Senden in der Liste Fortsetzung einer früheren Version die alte Anfrage aus (Keine oder „{Titel} · Version {n} · {Datum}“). Vorgeschlagen wird die neueste Anfrage mit demselben Dateinamen.

• Die neue Version hat einen neuen Link und einen neuen Zugangsschlüssel; den Link geben Sie wieder selbst weiter.
• Der Kunde sieht auf der neuen Seite „Version {n}“ und den Bereich „Änderungen, die Sie in der vorherigen Version gewünscht haben“: den früheren Kommentar und die Seitennotizen (ohne Namen, nur die letzte Entscheidung). Frühere angeheftete Notizen werden auf der neuen Seite als Nummern mit gestricheltem Rand gezeichnet.
• Bei einer neuen Version, die auf eine Entscheidung wartet, sieht der Kunde die Schaltfläche Mit der Vorversion vergleichen. Die frühere Datei wird erst geladen, wenn diese Schaltfläche gedrückt wird, und nicht gespeichert; die beiden Versionen werden im Browser des Kunden gezeichnet.
• Die alte Anfrage wird mit „Neue Version gesendet“ gekennzeichnet. Von einer Anfrage aus wird eine Folgeversion geöffnet; wird diese Version abgebrochen oder ihre Datei nicht hochgeladen, können Sie von der alten Anfrage aus erneut fortsetzen. Eine Kette kann höchstens 20 Versionen haben.
• Fortgesetzt wird nur von einer Anfrage, die mit „Änderungen gewünscht“ abgeschlossen wurde.
• Die Seite Freigabelinks der Organisation zeigt weder die Versionskette noch die frühere Entscheidung, sondern nur das Kennzeichen „Version {n}“ und die letzte Entscheidung. Den Versionsverlauf finden Sie im Bereich unter der Workflow-Ausgabe.

Status verfolgen und abbrechen

Als Mitglied sehen Sie den Verlauf im Bereich Status der Kundenfreigabe: Anfrage erstellt, Link aktiviert, Kunde hat den Link geöffnet (erfasst wird nur das erste Öffnen), Kunde hat freigegeben oder Änderungen gewünscht, Link abgebrochen. Link abbrechen schließt den Link, und der Kunde kann die Datei nicht mehr öffnen. Auch eine Anfrage mit Entscheidung kann abgebrochen werden, sofern sie nicht abgelaufen ist; die Entscheidung bleibt im Protokoll. Auch der Administrator der Organisation kann den Link abbrechen.

An mehrere Freigebende senden

Dieselbe Datei können Sie bis zu 3 Personen zur Freigabe senden. Schalten Sie im Sendeformular Mehrere Freigebende ein und geben Sie mit Freigebende Person hinzufügen für jede Person einen Namen oder eine Rolle ein (z. B. Marketing). Diesen Namen oder diese Rolle sehen nur Sie und die betreffende freigebende Person.

• Jede Person hat ihren eigenen Link. Jede freigebende Person erhält nur ihren eigenen Link; geben Sie jeden Link nur an die betreffende Person weiter. Die Links werden nur in dem Moment angezeigt, in dem sie erstellt werden. Geht einer verloren, wählen Sie im Statusbereich für diese freigebende Person Neuen Link erstellen.
• Freigegeben, wenn alle freigegeben haben. Der Status erscheint als „2/3 freigegeben“; haben alle freigegeben, wird daraus „Alle haben freigegeben“.
• Wenn eine Person Änderungen wünscht. Der Status zeigt „Änderungen gewünscht“ und den Namen der Person, die sie wünscht. Die übrigen Links werden „Angehalten“ und nehmen keine Entscheidung mehr an; die freigebenden Personen sehen den Hinweis „Eine andere freigebende Person hat Änderungen gewünscht.“ Senden Sie die korrigierte Datei als neue Version. Senden Sie sie als Fortsetzung einer früheren Version, stammen die Namen aus der früheren Version; prüfen Sie sie vor dem Senden. Ist „Mehrere Freigebende“ ausgeschaltet, geht die neue Version nur an eine freigebende Person.
• Einzeln abbrechen. Sie können den Link einer einzelnen freigebenden Person für sich abbrechen; die Entscheidung dieser Person bleibt im Protokoll. Wird ein Link abgebrochen oder läuft er ab, lautet der Status „Geschlossen“.

Wenn die Zeit abläuft

Wenn der Link abläuft, sagt die Seite des Kunden das (oder zeigt, wenn bereits eine Entscheidung getroffen wurde, nur das Ergebnis: freigegeben oder Änderungen angefordert). Die PDF-Datei, der Kommentar und der Name werden dem Kunden nicht mehr angezeigt. Als Mitglied sehen Sie weiterhin den vollständigen Verlauf.

Hat der Kunde noch nicht entschieden, erhalten Sie mit Neuen Link erstellen einen neuen Link (auch wenn der alte abgelaufen ist). Der alte Link funktioniert sofort nicht mehr. Diese Schaltfläche sieht nur das Mitglied, das die Anfrage erstellt hat. Nachdem der Kunde entschieden hat, wird kein neuer Link erstellt; wurden Änderungen gewünscht, senden Sie eine neue Version.

Erinnerung vor Ablauf

Läuft ein Link, der auf eine Entscheidung wartet, innerhalb von 48 Stunden ab, sendet eine einmal täglich laufende Prüfung dem Mitglied, das die Anfrage erstellt hat, eine Erinnerung: Benachrichtigung in der Anwendung und E-Mail, „Ihr Freigabelink läuft bald ab“. Die Erinnerung geht nicht an den Kunden und enthält weder den Link selbst noch das, was der Kunde geschrieben hat. Sie wird für jedes Ablaufdatum höchstens einmal gesendet. Die Schaltfläche öffnet die Seite Freigabelinks und hebt die betreffende Zeile mit „Aus Ihrer Erinnerung“ hervor; dort können Sie Neuen Link erstellen wählen. Für Anfragen, die entschieden, abgebrochen oder bereits abgelaufen sind, wird keine Erinnerung gesendet. Zu welcher Tageszeit die Erinnerung ankommt, wird nicht zugesagt.

Freigabeprotokoll

Für eine freigegebene Anfrage erscheint die Schaltfläche Freigabeprotokoll herunterladen: auf der Kundenseite (solange der Link offen ist), im Statusbereich und auf der Seite Freigabelinks. Das Protokoll ist eine reine Textdatei (.txt); es ist keine PDF-Datei. Es enthält den Dateinamen, seinen SHA-256-Wert, die Version, die Entscheidung, den Zeitpunkt der Entscheidung sowie Name und E-Mail der freigebenden Person (wie eingegeben, nicht überprüft). Kommentar, Seitennotizen und Seiteninhalt enthält es nicht. Es ist keine rechtsgültige Unterschrift. Nachdem der Link geschlossen wurde, kann es nicht mehr von der Kundenseite heruntergeladen werden.

Bei einem Auftrag, der an mehrere Freigebende gesendet wurde, enthält das Protokoll auf der Seite der freigebenden Person nur deren Entscheidung. Haben alle freigegeben, können Sie ein Gesamtprotokoll mit allen freigebenden Personen herunterladen.

Was es nicht tut

• Es sendet keine E-Mail und keine Benachrichtigung an den Kunden; den Link geben Sie selbst weiter. Die Benachrichtigung über die Entscheidung und die Erinnerung vor Ablauf gehen nur an das Mitglied, das die Anfrage erstellt hat.
• Es überprüft weder den Namen noch die E-Mail-Adresse des Kunden.
• Es verändert die ursprüngliche PDF-Datei nicht; sie wird so gespeichert, wie sie ist.
• Es sagt auf Grundlage der Preflight-Hinweise nicht „bereit“.
• Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden Ihre Anfragen und Dateien gelöscht.