Bausteine, Vorlagen und Workflows

Wenn Sie bei jeder Datei von Hand denselben Auftrag wiederholen (erst prüfen, dann ausschießen, dann zur Freigabe weitergeben), können Sie ihn als Workflow einrichten. Ein Workflow besteht aus drei Schichten, die jeweils auf der vorherigen aufbauen.

Schicht	Was
Baustein	Eine einzelne Arbeitseinheit: Preflight, Seiten bearbeiten, Ausschießen, Weiterleiten, Teilen, Verteilen, Prüfen.
Vorlage	Eine gespeicherte, benannte Einstellung eines Bausteins. Zum Beispiel ist „A5-Broschüre“ eine Vorlage für das Ausschießen.
Workflow	Ein Ablauf aus Bausteinen und ihren Ausgängen; er verwendet die Vorlagen der Bausteine.

Bausteine

Jeder Baustein hat benannte Ausgänge. Jeder Baustein hat immer mindestens zwei Ausgänge: Unbekannt und Fehlgeschlagen. Arbeit, die nicht gemessen oder entschieden werden kann, verlässt den Baustein über den Ausgang Unbekannt; sie wird nie als „bestanden“ oder „blockiert“ gewertet.

• Preflight: liest und prüft das PDF; die Datei wird nicht verändert.
• Seiten bearbeiten: wendet freigegebene Seitenoperationen an (etwa Drehen oder Seitenzahlen hinzufügen).
• Ausschießen: platziert Seiten auf dem Druckbogen.
• Weiterleiten: schickt den Auftrag anhand von Regeln, die auf gemessenen Informationen beruhen, auf unterschiedliche Wege. Es ändert den Inhalt nicht und sendet nichts an eine Maschine.
• Teilen: zerlegt den Auftrag nach Auflage oder Seitenbereich in Teile. Verlangt bei jedem Lauf Ihre Freigabe. Auf dem Server laufen nur die Modi Seitenbereiche und Auflage (Ausführung auf dem Server). Sind die entstehenden Teile ohne einen Prüfen-Schritt dazwischen direkt mit einem Schritt verbunden, der an eine Maschine geht, warnt die Laufansicht davor: Wird aktiver Inhalt aus den Teilen entfernt, bleibt der Lauf vor der Maschine stehen. Ein Prüfen-Schritt dazwischen verhindert das.
• Verteilen: teilt Kopien auf Maschinen auf; vorerst läuft er nur in der Desktop-App.
• Prüfen: wartet auf die Entscheidung eines Menschen; der Auftrag wird freigegeben oder abgelehnt.
• Ausliefern: geplant, noch nicht verfügbar.

Einen fertigen Workflow ausprobieren

Die Workflow-Seite hat fertige Workflows, darunter:

• Broschüre vorbereiten: prüft die Datei und schießt sie dann als A5-Broschüre mit Rückstichheftung aus. Jedes Ergebnis, das nicht sauber ist, geht zur Prüfung.
• Broschüre nach Seitenformat: schaut auf das Endformat der ersten Seite; bei A5 schießt es eine A5-Broschüre mit Rückstichheftung aus, bei A4 eine A4-Broschüre.

Die Seite bietet außerdem Klebegebundenes Buch vorbereiten (A5, A4) sowie die fertigen Workflows weiter unten.

Fertige Workflows für häufige Aufträge

Die Seite hat zwei Listen: Fertige Workflows und Fertige Vorlagen. Die Listen decken ab:

• Flyer (A6, A5, A4, DL)
• Postkarten (A6, 10×15 cm)
• Plakate (A3, B2, A2, A1, B1; eine Seite pro Bogen) und „Plakat nach Format“, das das Layout nach dem Format der Seite 1 wählt
• Briefpapier (A4)
• Visitenkarten (85×55 und 90×55 mm)
• Rückstichbroschüren (A6, B5 sowie A5 und A4 mit Papierstärke-Ausgleich)
• Falzflyer (offen A3, A4 oder A5)
• Briefumschläge (DL, C5, C4)
• Aufkleber und Etiketten (quadratisch 50×50 und 70×70 mm, rund Ø30, Ø50 und Ø75 mm, rechteckig 90×50, 100×70 und 100×150 mm; alle auf SRA3)
• Gefalzte Speisekarten und Tischaufsteller (Speisekarte A4, offen A3, Speisekarte DL, Tischaufsteller A5, offen A4)

Der Name jedes flachen Workflows nennt das Endformat, den Bogen und wie viele Nutzen darauf passen. „Plakat nach Format“ ist die Ausnahme: Es liest das Format der Seite 1 (Hochformat, auf 0,5 mm genau) und wählt A3 auf SRA3, B2 auf SRA1, A2 auf 50×70 cm, A1 auf 70×100 cm oder B1 auf SRA0; jedes andere Format, eine Seite im Querformat oder ein Format, das sich nicht messen lässt, geht zur Prüfung.

So verhalten sie sich:

• Workflows, deren Name „vorbereiten“ enthält (zum Beispiel „Visitenkarten vorbereiten · SRA3 · 21 Nutzen“), führen zuerst den Preflight aus und schießen nur aus, wenn die Prüfung sauber ist. Alles andere (Warnung, Blockade, unbekannte oder fehlgeschlagene Prüfung oder ein Ausschießergebnis, das Aufmerksamkeit braucht) geht zur Prüfung an eine Person (Prüfen). Nichts wird an eine Maschine gesendet.
• Workflows mit jeder anderen Art von Name haben keinen Prüfschritt: die mit „... ausschießen“ im Namen (einschließlich der beiden Workflows „Broschüre ausschießen“), „Beschnittzugabe hinzufügen“, „Vorder- und Rückseite trennen“, „Visitenkarte Vorder- und Rückseite · SRA3 · 21 Nutzen“, „Kundenprobe“, „Plakat nach Format“ und die mit „Farbauftrags-Grenzwert“. Sie sind für Dateien gedacht, die Sie bereits anderswo geprüft haben, und jeder hat seine eigenen Ablehnungen, die den Auftrag zur Prüfung schicken.
• Die Prüfung im Browser ist eine Basisprüfung und kann nicht Bereit ergeben. Heute sagt kein fertiger Workflow, dass eine Datei druckbereit ist: Jedes Ergebnis ist dafür da, dass eine Person es ansieht, und ein beendeter Lauf ist keine Druckfreigabe.
• Flache Workflows (Flyer, Postkarten, Plakate, Briefpapier, Visitenkarten, Briefumschläge, Etiketten, Falzflyer) platzieren das Endformat der Seite 1:1 mit 3 mm Beschnittzugabe und Schnittmarken. Die Seite muss genau das angegebene Endformat haben, und die Datei muss Endformat und Beschnittbereich definieren; sonst geht sie zur Prüfung. „Plakat nach Format“ übernimmt stattdessen das Format der Seite 1. Dasselbe gilt für die beidseitigen Workflows, die Workflows mit Farbkontrollstreifen und die flachen Workflows mit Farbauftrags-Grenzwert. Broschüren (mit oder ohne Falzmarken) werden ohne Beschnittzugabe und Schnittmarken angelegt; eine Seite in anderem Format wird abgelehnt und geht zur Prüfung. Die Workflows „Beschnittzugabe hinzufügen“ (auch die Versionen, die zusätzlich ausschießen) sind die Ausnahme: Sie sind für Dateien ohne Beschnittzugabe.
• Falzflyer, Speisekarten und Tischaufsteller werden flach nach ihrem offenen Format ausgeschossen, mit Beschnittzugabe und Schnittmarken (es gilt dieselbe Regel für Endformat und Beschnittbereich); Falzmarken werden nicht hinzugefügt.
• Die Workflows für Briefumschläge legen die Druckdaten eines Briefumschlags im Endformat an. Sie sind kein gestanzter Zuschnitt, und es werden weder eine Stanzlinie noch eine Klappe gezeichnet. Bei runden Etiketten wird auch die Schnittkontur nicht gezeichnet.
• Broschüren werden mit Leerseiten auf ein Vielfaches von 4 Seiten aufgefüllt. Die Broschüren mit Papierstärke-Ausgleich (A5 und A4, mit oder ohne Falzmarken, und ihre „vorbereiten“-Versionen) fragen bei jedem Lauf nach der Papierstärke (µm), also der Dicke eines Blatts in Mikrometern (zum Beispiel 100). Wenn Sie sie nicht kennen, fragen Sie Ihre Druckerei.

Weitere fertige Workflows für bestimmte Aufträge. Jeder holt bei jedem Lauf Ihre Freigabe ein.

• Beidseitig auf einer Platte. Visitenkarten und Flyer mit beiden Seiten auf einer Platte. Der Name sagt, wie der Bogen gewendet wird: „Umschlagen“ wendet ihn seitlich, „Umstülpen“ wendet ihn über die Oberkante. Die Datei muss genau 2 Seiten (Vorderseite, Rückseite) im angegebenen Format haben. Eine Datei mit 1 Seite, mit einer anderen Seitenzahl oder mit einer Seite in anderem Format wird abgelehnt und geht zur Prüfung. Es werden kein Farbkontrollstreifen, keine Falzmarken und kein Wasserzeichen hinzugefügt.
• Broschüren mit Falzmarken. Rückstichbroschüren (A6, B5 sowie A5/A4 mit Papierstärke-Ausgleich) mit einer gestrichelten Falzmarke im oberen und unteren Rand. Die Versionen mit Papierstärke-Ausgleich fragen bei jedem Lauf nach der Papierstärke (µm). Falzflyer bekommen weiterhin keine Falzmarken.
• Flaches Ausschießen mit Farbkontrollstreifen. Visitenkarten und Flyer mit einem Streifen aus 7 Feldern (C, M, Y, K sowie 25, 50 und 75 % K) im unteren Rand. Der Streifen bringt Prozessfarbe auf den Bogen; für einen Auftrag nur in Schwarz nehmen Sie daher die einfache Variante ohne Farbkontrollstreifen.
• Kundenprobe. Zeichnet das Wort „PROOF“ oder „PROVA“ (je eine Version) in Schwarz im Winkel von 45 Grad über jede Seite. Der Text ist fest und lässt sich nicht ändern. Lässt sich nicht bestätigen, dass die Farbe der Markierung zur Datei passt, geht dieser Schritt zur Prüfung. Es werden kein Farbkontrollstreifen, keine Falzmarken und keine Beschnittzugabe hinzugefügt.
• Beschnittzugabe hinzufügen · 3 mm. Erzeugt die 3 mm Beschnittzugabe, indem die Ränder der Seite nach außen gespiegelt werden. Die Datei wird vorher nicht geprüft; der Workflow ist für Dateien ohne Beschnittzugabe gedacht: Eine Datei, die schon Beschnittzugabe hat, bekommt noch mehr. Es gibt auch Versionen, die die Beschnittzugabe hinzufügen und in einem Zug ausschießen.
• Vorder- und Rückseite trennen. Braucht genau 2 Seiten und erzeugt zwei Dateien, die Vorderseite und die Rückseite. Jede andere Seitenzahl geht zur Prüfung, und die Datei wird nicht angefasst. Die Visitenkarten-Version („Visitenkarte Vorder- und Rückseite · SRA3 · 21 Nutzen“) legt jede Seite mit 21 Nutzen auf SRA3 an; Sie erhalten also zwei Bogen. Sie braucht außerdem Endformat und Beschnittbereich in der Datei.
• Geprüfte Versionen. Zu den beidseitigen Workflows, denen mit Falzmarken und denen mit Farbkontrollstreifen gibt es einen Zwilling, dessen Name „vorbereiten“ enthält: Er führt zuerst den Preflight aus und schießt nur aus, wenn die Prüfung sauber ist. Warnungen, Blockaden sowie unbekannte oder fehlgeschlagene Prüfungen gehen alle zur Prüfung. Weil die Prüfung im Browser eine Basisprüfung ist, endet ein Zwilling vorerst in der Prüfung. Seine Laufzusammenfassung kann die Zeile Bereit (im Browser geprüft) zeigen, aber der Lauf endet trotzdem in der Prüfung.

Gesamtfarbauftrag-Grenzwert nach Papier

Der Gesamtfarbauftrag ist die Summe der Farbprozentwerte an der dichtesten Stelle der Datei. Die Workflows mit „Farbauftrags-Grenzwert“ im Namen prüfen ihn vor dem Ausschießen gegen einen Grenzwert für Ihr Papier.

• Flyer (A6, A5, A4) und Rückstichbroschüren (A5, A4) gibt es in je einer Version pro Papier: gestrichen 330 %, ungestrichen 280 %, Zeitungspapier 240 %, superkalandriert (SC) 270 % oder manuell eingegeben. Die übrigen Produkte:
  • Postkarten, Speisekarten und Tischaufsteller: gestrichen 330 %, ungestrichen 280 % oder manuell eingegeben.
  • Briefumschläge: nur ungestrichen oder manuell eingegeben.
  • Etiketten: nur gestrichen oder ungestrichen.
  • „Plakat nach Format“: gestrichen, ungestrichen oder manuell eingegeben; zuerst wird der Farbauftrags-Grenzwert geprüft, dann bestimmt das Format der Seite 1 das Layout.
  • Visitenkarten: gestrichen, ungestrichen oder manuell eingegeben.
• Die Papierart wird nicht aus der Datei erraten; Sie legen sie fest, indem Sie den Workflow wählen. Wenn Sie Ihr Papier nicht kennen, wählen Sie die Version „manuell eingegeben“ und erfragen den Grenzwert bei Ihrer Druckerei.
• Der feste Grenzwert ist Teil der Vorlage und lässt sich während eines Laufs nicht ändern.
• Bei „manuell“ fragt der Lauf jedes Mal nach dem Gesamtfarbauftrag-Grenzwert (%), unter Für diesen Auftrag erforderliche Angaben: eine ganze Zahl von 100 bis 400. Wenn Sie ihn nicht kennen, fragen Sie Ihre Druckerei.
• Der Browser misst den Gesamtfarbauftrag auf Ihrem Computer, bei Dateien mit bis zu 100 Seiten. Bei mehr als 100 Seiten wird der Gesamtfarbauftrag nicht gemessen. RGB, Sonderfarben, Transparenz und Überdrucken lassen sich nicht messen.
• Ist nachgewiesen, dass die Datei den Grenzwert einhält, geht der Auftrag weiter zum Ausschießen. Lässt sich das nicht nachweisen (sie wurde nicht gemessen, oder sie könnte den Grenzwert überschreiten), geht der Auftrag mit dem Text „Es ließ sich nicht nachweisen, dass der Gesamtfarbauftrag den Grenzwert einhält: Er wurde nicht gemessen oder könnte ihn überschreiten. Eine Person muss die Datei prüfen.“ an eine Person. Für eine Datei, die den Grenzwert überschreitet, gibt es keine eigene Warnung.
• Die Messung ist eine Obergrenze; eine Datei, die in Wirklichkeit unter dem Grenzwert liegt, kann deshalb trotzdem an eine Person gehen. Die Messung des Gesamtfarbauftrags im Preflight ist dagegen eine Untergrenze (siehe Ein Preflight-Ergebnis lesen); die eine ersetzt die andere nicht.
• Nach dem Ausschießen kann die Ausgabeprüfung zusätzlich den Hinweis „Der Gesamtfarbauftrag überschreitet den Grenzwert.“ ausgeben. Dieser Hinweis richtet sich nach dem eigenen Profilgrenzwert der Ausgabeprüfung und ersetzt nicht den Papiergrenzwert, den Sie mit dem Workflow gewählt haben.

Nicht messbare Arbeit geht an einen Menschen

Die fertigen Workflows raten nicht. Lässt sich das Seitenformat nicht messen, trifft keine Regel zu oder ist das Ausschießergebnis nicht sauber, geht der Auftrag an einen Menschen. Kein Schritt erreicht eine Maschine. Eine Datei mit gemischten Farben oder eine, deren Farbe nicht auf jeder Seite gemessen werden kann, wird auf dieselbe Weise an einen Menschen geleitet.

Enthält Ihr PDF JavaScript oder eingebettete Dateien, erstellt der Lauf zuerst eine bereinigte Kopie und führt den Workflow mit dieser Kopie aus; Ihr Original-PDF bleibt unverändert und ist die Datei, die zuerst gemessen wurde. Die bereinigte Kopie wird separat zum Download angeboten, wenn der Workflow endet, ohne abgelehnt zu werden (Bezeichnung: „Kopie ohne JavaScript und eingebettete Dateien“). Eine bereinigte Kopie ist nie Bereit; ihr Ergebnis geht immer zur Prüfung an eine Person. Bleibt ein Lauf mit bereinigten Teilen aus einem Teilen-Schritt vor der Maschine stehen (Sicherheitsstopp), werden diese Teile, die nicht an eine Maschine gesendet wurden, trotzdem zum Download angeboten. Jeder davon ist mit „muss zuerst geprüft werden“ gekennzeichnet; für diese Teile gibt es weder ein Auftragsticket noch eine Kundenfreigabe. Lässt sich die Datei nicht bereinigen (zum Beispiel passwortgeschützt, PDF-Portfolio, XFA-Formular oder größer als 128 MB), prüft der Workflow Ihr PDF so, wie es ist, und die Datei geht zur Prüfung. Der Bereinigungsschritt lässt einen Lauf nie fehlschlagen.

Verlauf der Läufe und Laufzusammenfassung

Unter dem Bereich Workflow ausführen, unterhalb des Ergebnisses, steht der Verlauf der Läufe. Ein Konto ist nicht nötig.

• Der Browser behält eine kurze Aufzeichnung Ihrer letzten 20 beendeten Läufe: Name und Version des Workflows, den Namen des gewählten PDFs, wie und warum jeder Schritt endete, die Namen und Größen der Ergebnisdateien und von jeder einen Fingerabdruck (SHA-256). Ein Lauf, der endet oder stehen bleibt, wird aufgelistet; ein abgebrochener nicht.
• Die Aufzeichnung bleibt nur auf diesem Computer, in diesem Browser, und wird nirgendwohin gesendet. Das PDF und die Ergebnisdateien werden nie gespeichert. Die Aufzeichnung ist klein; ist der Verlauf voll, fällt der älteste Lauf heraus.
• Schaltflächen: Zusammenfassung anzeigen, Mit demselben Workflow erneut ausführen (sie wählt nur den Workflow aus; das PDF wählen Sie erneut), Löschen (ein Lauf) und Verlauf löschen (fragt nach Bestätigung und lässt sich nicht rückgängig machen).

Die Laufzusammenfassung erscheint unter einem beendeten Lauf und in jedem Eintrag des Verlaufs. Sie führt Datum, Workflow, PDF, den Ergebnissatz, einen Hinweis, falls die Datei zuerst bereinigt wurde, die Schritte mit ihren Gründen und die Ergebnisdateien auf (Name, Größe, Kennzeichen, bei geteilten Teilen den Seitenbereich und die ersten 16 Zeichen des Fingerabdrucks). Sie endet mit einem Satz, dass sie keine Druckfreigabe ist. Sie können die Zusammenfassung kopieren oder Drucken; einen Download gibt es nicht. Blockiert der Browser das Kopieren, meldet er, dass die Zusammenfassung nicht kopiert werden konnte.

Wo werden Ihre Vorlagen und Workflows gespeichert?

• Ihre Einträge werden in diesem Browser gespeichert. Sie werden nicht an unsere Server gesendet, es sei denn, Sie speichern sie in Ihrem Konto; ein Konto ist nicht nötig.
• Werden die Browserdaten gelöscht, gehen die Einträge mit verloren. Um sie zu behalten oder auf einen anderen Computer zu übertragen, speichern Sie sie mit Exportieren in einer .json-Datei und stellen Sie sie mit Importieren wieder her. Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen und nirgendwohin gesendet. Mit In meinem Konto speichern und Aus dem Konto laden sichern und holen Sie Ihre Einträge über Ihr Konto (nur Definitionen, nie PDFs); die Team-Freigabe und die Organisationsbibliothek sind in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
• Nur wenn Sie als Mitglied Zur Kundenfreigabe senden wählen, wird diese Datei auf den Server hochgeladen, damit Ihr Kunde sie sehen kann.
• Jeder Eintrag in der Organisationsbibliothek hat eine Schaltfläche Link kopieren. Das Öffnen des Links hebt den Eintrag hervor und zeigt seine Versionen für ein angemeldetes Mitglied der Organisation in einem kostenpflichtigen Tarif. Der Link enthält keinen Schlüssel und gibt niemand anderem Zugriff. Wurde der Eintrag entfernt oder gehört er zu einer anderen Organisation, meldet die Seite, dass er nicht gefunden wurde. Wenn Sie danach Lokal hinzufügen drücken und der Eintrag bereits in Ihrer lokalen Bibliothek liegt, sagt die Seite das; um die neue Version zu erhalten, löschen Sie die lokale Kopie und fügen Sie sie erneut hinzu.
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