رابط موافقة العميل

لإرسال ملف إلى عميلك للموافقة لا تحتاج إلى مرفقات البريد الإلكتروني: تنشئ رابطاً واحداً وتمرّره بنفسك. يطّلع عميلك على الملف دون أن يفتح حساباً، ثم ينقر على موافقة أو طلب تعديلات.

من يستطيع الإرسال؟

الأعضاء المسجّلون الدخول. وإذا لم تكن مسجّلاً الدخول فيحلّ محل الزر النص «سجّل الدخول لإرسال هذا الملف إلى عميلك للموافقة».

خطوات الإرسال

يجب ألا يزيد حجم الملف على 25 م.ب. وأن يكون ملف PDF حقيقياً. وإذا توقف الرفع في منتصفه فإن الرابط لا يعمل بعد؛ وتقول الشاشة ذلك وتقترح إعادة محاولة الرفع.

ماذا يرى عميلك؟

• ملاحظتك، واسم الملف وحجمه، والتاريخ الذي يبقى الرابط صالحاً حتى حلوله.
• صوراً مصغّرة للصفحات، وعرضاً كبيراً، وزر تنزيل ملف PDF.
• ملاحظات الفحص المسبق: أعداد الأخطاء والتحذيرات وملاحظات المعلومات فقط. ولا تعني أن الملف صالح للطباعة.
• قسم قرارك: اسم (اختياري، حتى 120 حرفاً، ولا يُتحقق منه)، وبريد إلكتروني (اختياري، حتى 254 حرفاً، ولا يُتحقق منه؛ وإذا كُتب خطأً فلا يُرسل)، وتعليق (حتى 2000 حرف)، وملاحظات الصفحات (اختياري)، وموافقة وطلب تعديلات. ولطلب تعديلات يجب على العميل أن يكتب تعليقاً أو أن يضيف ملاحظة صفحة واحدة على الأقل؛ ويكفي أحدهما.

القرار يُتخذ مرة واحدة ولا يمكن التراجع عنه. يرى العميل الرسالة «تم حفظ طلبك للتعديلات.» وتعليقه وملاحظاته. وحالة «طُلبت تعديلات» نهائية؛ ولا يمكنك رفع الملف المصحَّح على الرابط نفسه، بل ترسله كإصدار جديد (انظر أدناه).

ملاحظات الصفحات

يستطيع العميل عند اختيار طلب تعديلات أن يكتب ملاحظات لصفحات محددة. تُضاف الملاحظة بطريقتين: بـتثبيت على الصفحة يلمس العميل موضع الملاحظة في الصفحة (ويُكتب رقم الصفحة تلقائياً)، أو يستخدم دون دبوس إضافة ملاحظة ويكتب رقم الصفحة والملاحظة بنفسه. وتظهر الملاحظات المثبّتة في الصفحة بعلامة مرقّمة؛ وعلى لوحة المفاتيح يثبّت زر تثبيت في الصف الملاحظة في منتصف الصفحة، وتحرّك مفاتيح الأسهم الدبوس.

• يمكن إضافة 20 ملاحظة كحد أقصى؛ وعند امتلاء الحد تظهر الرسالة «يمكنك إضافة 20 ملاحظة للصفحات كحد أقصى.»
• تبلغ كل ملاحظة 300 حرف كحد أقصى وتُحوَّل إلى سطر واحد. وإذا كُتبت عدة ملاحظات بلا دبوس للصفحة نفسها فيوضع بينها « · » ويبقى المجموع محدداً بـ 300 حرف؛ أمّا الملاحظات المثبّتة فلا تُدمج بل تبقى منفصلة.
• يجب أن يكون رقم الصفحة عدداً صحيحاً من 1 إلى 10000. لا يُقارن الرقم المكتوب يدوياً بعدد صفحات الملف الفعلي؛ فالخادم لا يقرأ ملف PDF. وإذا كان الرقم غير صالح في صف فيه نص فلا يستطيع العميل الإرسال. وفي الملاحظة المثبّتة يؤخذ الرقم من الصفحة المعروضة؛ وإذا غيّر العميل الرقم يُزال الدبوس.
• لا تُرسل الملاحظات إلا مع طلب تعديلات. وعند الضغط على موافقة مع وجود نص ملاحظة يُطلب من العميل حذف الملاحظات أو اختيار طلب تعديلات.
• الملاحظات نص عادي فقط. لا يمكن إرفاق ملف بملاحظة، ولا تحديد منطقة أو الرسم على الصفحة؛ ويمكن وضع علامة على نقطة واحدة فقط (الدبوس). وتُرسم الصفحات في متصفح العميل؛ ولا يغادر الدبوس ومسودة الملاحظة المتصفح حتى يُرسَل القرار. وإذا كان لدى العميل طلب يخص الملف كله فيكتبه في حقل تعليقك.

الاتصالات البطيئة ومعاينات الصفحات التي يتعذّر تحميلها

• اتصال بطيء أو توفير البيانات. إذا أبلغ متصفح العميل عن اتصال بطيء أو عن توفير البيانات فلا تُحمَّل الصفحات تلقائياً، فيمكن استخدام نموذج القرار فوراً. ويظهر زر عرض الصفحات (الحجم) مع حجم الملف؛ وتُحمَّل الصفحات عند الضغط عليه. وفي الاتصال العادي تُحمَّل الصفحات من تلقاء نفسها.
• يتنقل الزران السابقة والتالية بين الصفحات في العرض الكبير.
• تعذّر تحميل المعاينة. إذا تعذّر تحميل معاينة الصفحة فتقول الصفحة «تعذّر تحميل معاينة الصفحات. يمكنك مع ذلك الموافقة أو طلب تعديلات أدناه.» وإذا تعذّر تحميل PDF فتطلب من العميل التحقق من اتصاله والمحاولة مرة أخرى.
• محاولات كثيرة جدًا. إذا فُتحت الصفحة أو أُرسل قرار بكثرة شديدة في وقت قصير فيرى العميل «محاولات كثيرة جدًا. انتظر قليلًا ثم حاول مرة أخرى.» وعند الفتح يرى أيضاً زر حاول مرة أخرى. ويكفي الانتظار قليلاً.

ماذا يحدث عند طلب تعديلات؟

عندما يضغط العميل طلب تعديلات لا يصل الإشعار إلا إلى العضو الذي أنشأ الطلب؛ ولا يُرسل إشعار إلى بقية أعضاء المؤسسة ولا إلى العميل.

• إشعار داخل التطبيق: «طلب عميلك تعديلات» و«الطلب: {العنوان} · ملاحظات الصفحات: {n}».
• البريد الإلكتروني: موضوعه «ردّ عميلك على طلب الموافقة». يصل التعليق مختصراً مع أول 10 ملاحظات صفحات؛ وما زاد يُذكر على شكل «ملاحظات إضافية: N». ويفتح الزر في البريد صفحة أدوات PDF.
• لوحة حالة موافقة العميل (تحت ناتج سير العمل): شارة «طُلبت تعديلات»، و«تعليق العميل»، و«ملاحظات العميل على الصفحات»، وتلميح يخبرك بما يجب فعله. وإذا كتب العميل بريداً إلكترونياً ظهر أيضاً سطر «البريد الإلكتروني (كما أُدخل، غير متحقق منه)». ويفتح زر عرض على الصفحة المجاور للملاحظة المثبّتة معاينة صغيرة لتلك الصفحة تظهر فيها الدبابيس كعلامات مرقّمة. وتظهر المعاينة فقط في المتصفح الذي شغّل سير العمل، ما دام ملف ذلك التشغيل ما زال فيه؛ ولا يُرسل الملف من هذا المتصفح إلى أي مكان ولا يُحفظ.
• صفحة روابط الموافقة (في الشريط الجانبي، على مستوى المؤسسة): القرار نفسه، وأول 5 ملاحظات صفحات، و«+N أخرى». وفي المرشّح تقع «طُلبت تعديلات» ضمن تم اتخاذ قرار. يرى مالك المؤسسة ومسؤولوها جميع روابط المؤسسة؛ أمّا بقية الأعضاء فلا يرون إلا ما أرسلوه بأنفسهم.

إرسال الملف المصحَّح كإصدار جديد

الطلب الذي طُلبت فيه تعديلات مغلق؛ ولا يُرفع ملف جديد على الرابط نفسه. صحّح الملف، وشغّل سير العمل مرة أخرى، واختر الطلب القديم عند الإرسال من قائمة استكمال إصدار سابق (بدون أو «{العنوان} · الإصدار {n} · {التاريخ}»). ويُقترح أحدث طلب يحمل اسم الملف نفسه.

• للإصدار الجديد رابط جديد ومفتاح وصول جديد؛ وأنت من يمرّر الرابط إلى العميل مرة أخرى.
• يرى العميل في الصفحة الجديدة «الإصدار {n}» وقسم «التعديلات التي طلبتها في الإصدار السابق»: التعليق السابق وملاحظات الصفحات (دون الاسم، والقرار الأخير فقط). وتُرسم الملاحظات المثبّتة السابقة في الصفحة الجديدة أرقاماً بإطار متقطع.
• في الإصدار الجديد الذي ينتظر قراراً يرى العميل زر مقارنة مع الإصدار السابق. ولا يُنزَّل الملف السابق إلا عند الضغط على هذا الزر ولا يُحفظ؛ ويُرسم الإصداران في متصفح العميل.
• يُوسَم الطلب القديم بعبارة «أُرسل إصدار جديد». ويُفتح من الطلب الواحد إصدار استكمال واحد؛ فإذا أُلغي ذلك الإصدار أو لم يُرفع ملفه فيمكنك الاستكمال من الطلب القديم مجدداً. ويمكن أن تضم السلسلة 20 إصداراً كحد أقصى.
• لا يُستكمل إلا الطلب الذي أُغلق بحالة «طُلبت تعديلات».
• لا تعرض صفحة روابط الموافقة في المؤسسة سلسلة الإصدارات ولا القرار السابق، بل شارة «الإصدار {n}» والقرار الأخير فقط. وللاطلاع على تاريخ الإصدارات انظر اللوحة تحت ناتج سير العمل.

متابعة الحالة والإلغاء

بصفتك عضواً ترى السجل في لوحة حالة موافقة العميل: أُنشئ الطلب، وفُعّل الرابط، وفتح العميل الرابط (يُسجَّل أول فتح فقط)، ووافق العميل أو طلب تعديلات، وأُلغي الرابط. إلغاء الرابط يغلق الرابط ولا يعود العميل قادراً على فتح الملف. ويمكن أيضاً إلغاء الطلب الذي صدر فيه قرار ما دامت مدته لم تنتهِ؛ ويبقى القرار في السجل. ويستطيع مسؤول المؤسسة إلغاء الرابط أيضاً.

الإرسال إلى أكثر من موافِق

يمكنك إرسال الملف نفسه إلى 3 أشخاص كحد أقصى للموافقة. في نموذج الإرسال شغّل أكثر من موافِق، ثم اضغط إضافة موافِق واكتب لكل شخص اسماً أو دوراً (مثل: التسويق). لا يرى هذا الاسم أو الدور إلا أنت وذلك الموافِق.

• لكل موافِق رابطه الخاص. يحصل كل موافِق على رابطه وحده؛ فأرسل كل رابط إلى صاحبه فقط. تُعرض الروابط لحظة إنشائها فقط. وإذا فقدت أحدها فاضغط إنشاء رابط جديد لذلك الموافِق من قسم الحالة.
• تكتمل الموافقة عندما يوافق الجميع. تظهر الحالة بصيغة «وافق 2/3»، وعندما يوافق الجميع تصبح «وافق الجميع».
• إذا طلب أحدهم تعديلات. تعرض الحالة «طُلبت تعديلات» مع اسم من طلبها. وتصبح الروابط الأخرى «متوقف»، ولا تقبل قراراً بعد ذلك؛ ويرى بقية الموافِقين الملاحظة «طلب موافِق آخر تعديلات». أرسل الملف المصحَّح كإصدار جديد. وإذا أرسلته استكمالاً لإصدار سابق فستأتي الأسماء من الإصدار السابق؛ فتحقّق منها قبل الإرسال. وإذا أوقفت أكثر من موافِق فيذهب الإصدار الجديد إلى موافِق واحد فقط.
• إلغاء كل رابط على حدة. يمكنك إلغاء رابط موافِق واحد وحده؛ ويبقى القرار الذي اتخذه في السجل. وعندما يُلغى رابط أو تنتهي مدته تصبح الحالة «مغلق».

عند انتهاء المدة

عند انتهاء صلاحية الرابط تقول صفحة العميل ذلك (أو، إن كان قد صدر قرار، تعرض النتيجة فقط: تمت الموافقة أو طُلبت تعديلات). ولا يُعرض للعميل بعد ذلك ملف PDF ولا التعليق ولا الاسم. أمّا أنت بصفتك عضواً فتواصل رؤية السجل كاملاً.

إذا لم يتخذ العميل قراراً بعد فيمكنك الحصول على رابط جديد بالضغط على إنشاء رابط جديد (حتى لو انتهت المدة). ويتوقف الرابط القديم عن العمل فوراً. ولا يرى هذا الزر إلا العضو الذي أنشأ الطلب. وبعد أن يتخذ العميل قراره لا يُنشأ رابط جديد؛ وإذا طُلبت تعديلات فترسل إصداراً جديداً.

التذكير بانتهاء المدة

إذا كانت مدة رابط ينتظر قراراً ستنتهي خلال 48 ساعة فإن فحصاً يعمل مرة في اليوم يرسل تذكيراً إلى العضو الذي أنشأ الطلب: إشعار داخل التطبيق وبريد إلكتروني، بعنوان «رابط الموافقة الخاص بك على وشك الانتهاء». لا يصل التذكير إلى العميل، ولا يتضمن الرابط نفسه ولا ما كتبه العميل. ويُرسل مرة واحدة على الأكثر لكل تاريخ انتهاء. ويفتح الزر صفحة روابط الموافقة ويميّز الصف المعني بعبارة «من تذكيرك»؛ ومن هناك يمكنك الضغط على إنشاء رابط جديد. ولا يُرسل تذكير لطلب صدر فيه قرار أو أُلغي أو انتهت مدته أصلاً. ولا يُضمن وقت محدد من اليوم يصل فيه التذكير.

سجل الموافقة

للطلب الذي تمت الموافقة عليه يظهر زر تنزيل سجل الموافقة: في صفحة العميل (ما دام الرابط مفتوحاً)، وفي لوحة الحالة، وفي صفحة روابط الموافقة. وسجل الموافقة ملف نص عادي (.txt)؛ وليس ملف PDF. ويتضمن اسم الملف وبصمة SHA-256 الخاصة به والإصدار والقرار ووقت القرار واسم الموافِق وبريده الإلكتروني (كما أُدخلا، دون تحقق). وليس فيه تعليق ولا ملاحظات صفحات ولا محتوى الصفحات. وهو ليس توقيعاً قانونياً. وبعد إغلاق الرابط لا يمكن تنزيله من صفحة العميل.

في العمل المرسل إلى أكثر من موافِق، لا يشمل السجل في صفحة الموافِق نفسه إلا قراره هو. وعندما يوافق الجميع يمكنك تنزيل سجل موافقة مجمّع يضم جميع الموافِقين.

ما لا تفعله

• لا ترسل بريداً إلكترونياً ولا إشعاراً إلى العميل؛ فأنت من يمرّر الرابط. ولا يصل إشعار القرار ولا تذكير انتهاء المدة إلا إلى العضو الذي أنشأ الطلب.
• لا تتحقق من اسم العميل ولا من بريده الإلكتروني.
• لا تغيّر ملف PDF الأصلي؛ فهو يُخزَّن كما هو.
• لا تقول «جاهز» استناداً إلى ملاحظات الفحص المسبق.
• عند حذف حسابك تُحذف طلباتك وملفاتك.